User Box: carpetas de usuario

User Box: carpetas de usuario

13th junio, 2013

En equipos Develop y Konica Minolta la funcionalidad que permite al usuario almacenar documentos en el disco duro o memoria de la máquina para un uso posterior se conoce como Carpetas (Box). Las de Usuario (User Box), y las de Sistema (System Box).

Tanto los documentos escaneados por el equipo como aquellos que se mandan como un trabajo de impresión desde un ordenador pueden ser almacenados en las Carpetas de Usuario. Un archivo guardado en dichas Carpetas puede ser impreso o reimpreso más tarde, o enviado a otro usuario.  Así, si almacenamos en el Box un documento objeto de frecuentes fotocopiados o impresiones no necesitaremos buscar el original en una estantería, un cajón o dentro de nuestro PC, sino que nos bastará con imprimirlo desde el Box de la copiadora, ayudándonos a ahorrar tiempo. Los datos guardados se pueden imprimir, enviar por correo electrónico, enviar a un sitio FTP o a un directorio compartido de un ordenador.

Hay diferentes tipos de Carpetas de Usuario:

Pública, que cualquier usuario puede usar. Se puede limitar el accesso a estas carpetas públicas mediante contraseña. Se puede emplpear para compartir documentos entre todos los usuarios.

Personal, para ser empleada por una sola persona, y si la Autenticación de Usuario está activada solo personas que accedan con cuenta en el equipo podrán almacenar documentos. Estas carpetas no se muestran a otros usuarios ajenos a ellas.

Grupo, destinadas a grupos de usuarios o departamentos para que compartan la misma información. Si la opción Seguimiento de Cuentas está activada solo los usuarios que pertenezcan al grupo podrán hacer uso de su Carpeta. No se muestra a los usurios de otros departamentos o grupos.

Las Carpetas de Sistema son Carpetas de Usuario creadas y usadas por el propio equipo como almacén temporal de trabajos de impresión, escaneo, o envío y recepción de fax usados conjuntamente con la función de almacenamiento de la impresora.

Algunas de las funciones que hacen uso de las Carpetas de Sistema son:

 

Impresión segura

Cuando imprimes un documento desde un ordenador  y seleccionas la opción de Impresión Segura usando el controlador de la impresora, estos datos se almacenan en una Carpeta de Usuario de Impresión Segura. El ID del documento enviado y una contraseña serán necesarias para imprimir dicho archivo. Después se borrará de la Carpeta automáticamente.  Esta función se usa para manejar documentos clasificados (secretos o privados).

Recepcion de fax en memoria

Cuando un fax es recibido por la función de Recepción en Memoria, es guardado en la Carpeta de Recepción en Memoria. Una vez has abierto esta Carpeta de Usuario puedes tener una vista previa de lo recibido, imprmirlo, renombrarlo o borrarlo.

Si los faxes recibidos son forzosamente almacenados en esta Carpeta, podrás imprimir únicamente los que son realmente necesarios y reducir subsecuentemente los costes de impresión. Evita además que los faxes importantes se pierdan o sean robados, aumentando la seguridad.

Reenvío de fax

Cuando el receptor de está ocupado (comunica) y la comunicación no puede ser establecida, los faxes no enviados son almacenados en la Carpeta de Reenvío de Fax. Abriendo esta carpeta puedes seleccionar un documento de fax para verlo, imprimirlo, enviarlo de nuevo o borrarlo.

El reenvío de fax se intentará tantas veces como se haya especificado en la función correspondinete de rellamada automática, y si todos los intentos son infructuosos, el documento se guardará en esta Carpeta.

 

Memorias externas

Esta carpeta se abrirá como una ventana en el panel cuando un usuario inserte una memoria USB (pendrive) en el puerto USB del equipo.

En esta Carpeta podrás imprimir los archivos almacenados en una memoria USB, guardar como archivo en el pendrive un documento escaneado con el equipo, y mover archivos desde otras Carpetas de Usuario a una memoria USB externa.

Hay también disponibles otras Carpetas de Sistema para trabajar con funciones de impresión directa desde dispositivos móviles (smartphones y tablets) por red o Bluetooth, redifusión de fax (fax relay), recepción de sondeo de fax, impresión de PDFs protegidos con contraseña, entre otras.

En resumen, este es el sistema que nos permite gestionar toda la documentación al nivel del equipo de escaneado e impresión, realizando un buen puñado de tareas.

User Box: carpetas de usuario
¡Valora este post!
  • Archivos

  • Top Posts