Qué valorar a la hora de comprar un equipo de impresión

Qué valorar a la hora de comprar un equipo de impresión

Impresoras
28th julio, 2014

Todos sabemos que dada la situación actual lo que antes se miraba con la atención justa ahora se observa con lupa. Como tantos otros, los presupuestos destinados a la adquisición y mantenimiento de equipos de impresión multifuncionales (copia, impresión, escaneo y/o fax) son ahora mucho más ajustados que antaño dada la necesidad de lograr una amortización eficiente, o al menos de reducir el gasto al mínimo indispensable. Pero una búsqueda del “precio más bajo a toda costa” puede desembocar en una elección que a medio o largo plazo nos cueste más dinero que aquel que pensábamos invertir.

A la hora de adquirir un equipo un baremo adecuado a emplear está basado en tres principales aspectos de la máquina, cada uno compuesto de varios factores.

  1. Producción media: ¿Cuánto vamos a imprimir y en qué cantidad de tiempo? El volumen de impresión está relacionado con la velocidad de impresión de un equipo. A mayor velocidad, más capacidad de producción y mejor aptitud para soportar grandes cantidades de trabajo.
  2. Tipo de producción: ¿Vamos a imprimir solo en monocromo o también vamos a hacerlo en color? ¿En qué tamaños de papel? ¿A doble cara? ¿En qué calidades, gramajes y acabados de papel? Por supuesto hay que tener presente que una máquina que imprime a color también puede hacerlo en blanco y negro; la que puede imprimir en DinA3 también puede con tamaños inferiores; si es capaz de imprimir automáticamente a doble cara podrá hacerlo también solo por una; aquella que es capaz de usar gramajes pesados (cartulinas) también puede hacerlo en papel normal (80gr/m2)… Pero nunca en los casos inversos.
  3. Funcionalidad: ¿Un equipo que sea sólo impresora, sólo copiadora, o una máquina multifuncional que haga todo lo anterior más escanear y/o mandar faxes? ¿Que tenga la posibilidad de ser conectada directamente a una red local? ¿Que pueda realizar tareas de impresión segura y auditada?

Al valorar todos los parámetros anteriormente citados nos daremos cuenta de que en la mayoría de ocasiones, mayores capacidades equivalen a un mayor coste inicial. Aunque a mayor producción suele acompañar un menor coste por copia. Pero no solo se han de tomar estos costes monetarios directos a la hora de hacer el cálculo. Puede ser más importante calcular el ahorro de tiempo que supondrá contar con ciertas funcionalidades que han de servir para realizar tareas a mayor velocidad y de forma más fácil y cómoda.

El mantenimiento de un equipo es una necesidad básica. Más importante cuando mayor es la capacidad de dicho equipo. Para cada máquina y volumen de producción hay un tipo adecuado de mantenimiento. Desde los más simples, generalmente en forma de cuotas anuales para pagar un mantenimiento que cubre piezas, desplazamientos y mano  de obra para equipos “pequeños”; hasta completísimos mantenimientos usualmente pagados mediante “coste por copia” que cubren lo anterior añadiendo las visitas periódicas regulares y los consumibles (tóner, unidades de imagen, transferencia, fusor, etc.) con la única excepción del papel. El fin es garantizar un buen funcionamiento del equipo y evitar tanto las averías como los altos desembolsos puntuales que estas suponen en un equipo sin mantener.

Cuando tratamos con los vendedores tampoco podemos dejarnos deslumbrar por la cuantía de las ofertas que nos ofrecen sin más. Interesa asegurarse de que una empresa con la que vamos a establecer una relación prolongada es seria. ¿Cómo es el trato? ¿Simplemente parecen querer vender un equipo o nos informan detalladamente de su servicio postventa? ¿Qué conocimientos técnicos demuestra el comercial? ¿Tenemos disponible una atención ágil por parte de su Servicio Técnico? Fuera de lo que son las características del equipo en sí, las respuestas a estas preguntas son posiblemente los argumentos más importantes a la hora de comprar una máquina.

¿Dudas? Pincha aquí.

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