¿Por qué es importante digitalizar la documentación?

Con todos los avances que se dan en la sociedad, seguir manteniendo toda la documentación de una empresa únicamente en papel, es algo contraproducente. Es peligroso tener solo una pieza única de cada informe, de cada contrato, de cada convenio… porque estas se pueden perder, traspapelar o extraviar. Y si esto ocurre, estamos perdidos. La solución no es acabar con la documentación física. La solución pasa por digitalizar la documentación y solo imprimir aquellos que sean necesarios, sin olvidar escanearlos y guardar una copia de seguridad de manera telemática.

Este motivo es el que da peso a la gestión documental y a todas aquellas empresas, que como Daisi Ofimática, se dedican a eso.

¿Por qué es importante contar con un sistema de gestión documental en el lugar de trabajo?

Ya hemos esbozado algunos porqués, pero a continuación profundizamos en ellos:

• La digitalización de los documentos en papel ayuda a ahorrar mucho tiempo en la búsqueda de los mismos. Es mucho más fácil encontrar un informe en un ordenador que en un montón de carpetas desordenadas.
• La forma de trabajar será más eficiente y productiva. Las tareas estarán más organizadas. Cualquier usuario con acceso al sistema podrá comprobar fácilmente que es lo que está hecho, en qué punto del proceso se está y un sinfín de aspectos más.
• El escaneo de la documentación aporta una seguridad mayor que el almacenamiento de los mismos únicamente en papel. Al digitalizar dichos documentos, los datos siempre van a estar a salvo, se pierdan o no sus copias en papel.

En nuestro negocio ponemos a su disposición equipos de última generación que cuentan con la mejor tecnología para la administración y/o la gestión de documentos en su empresa. ¡Contacte con nosotros si necesita cualquiera de nuestros servicios o productos! Estamos en Madrid, le atenderemos encantados.