Permisos y cuotas de impresión

Permisos y cuotas de impresión

Permisos y cuotas de impresión
15th noviembre, 2012

Una de las medidas de seguridad y control de costes que incluyen muchos equipos, especialmente los destinados a grupos de trabajo en oficinas y que es una de las mejores herramientas para contener el gasto en impresión, consiste en limitar quien puede imprimir y personalizar qué funciones puede utilizar cada persona mediante la creación de cuentas de usuario. De esta forma, el acceso a la máquina obliga a utilizar un nombre de usuario y contraseña impidiendo que alguien sin la debida autorización la utilice. Esta práctica es conocida como “autenticación“.

 

Autenticación en Develop ineo+

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Además se puede condicionar su uso para quien sí esta autorizado. Por ejemplo, se puede especificar quién tiene permiso para imprimir en color y quién no, quién puede enviar faxes y a quién le está prohibido, qué usuarios pueden utilizar la opción de escáner, etc…

Otra importante faceta de esta característica es que puede hacerse un seguimiento del volumen de impresión de cada usuario (“cuota de impresión“), sabiendo así cuanto imprimen y que tipo de impresión realizan, pues el cálculo de impresiones realizadas queda registrado de forma personalizada. Incluso como muchos equipos permiten agrupar las cuentas podemos realizar este mismo seguimiento no solo por persona, sino también simultáneamente por departamento. De esta forma podemos conocer con exactitud cuanto y cuando imprime cada persona, y una vez estudiado y conocido el uso que hace de la máquina sólo debemos comprobar que no se desvía de lo habitual (control pasivo), por lo que el usuario será consciente de que no debe malgastar la cuota que le ha sido asignada. Ello da la oportunidad tanto al usuario de explicarse ante una necesidad de realizar más copias de lo normal en un momento dado, como al administrador de llamar la atención al usuario que abusa de la impresora sin justificación. Incluso podemos, opcionalmente ejercer un control más estricto, impidiendo que los usuarios sigan imprimiendo una vez han alcanzado el número de páginas que les hemos impuesto, de forma que la máquina no imprima sus trabajos y en lugar de ello informe al usuario (y al administrador) que ha superado su “cuota de impresión” (control activo).

Pero si nos planteamos ejercer ese control activo, aunque estas cuotas se pueden cambiar una y otra vez, adecuando el uso de la impresora que permitimos a la carga de trabajo de cada momento, debemos tener presente que si las ajustamos demasiado podemos perjudicar nuestra productividad. Por ejemplo en el caso de que un usuario que ha sobrepasado su cuota o está a punto de hacerlo no pueda terminar un trabajo que deba realizar de forma urgente. Y que no sólo existen usuarios que hacen un mal uso del equipo , sino que suelen ser más comunes las prácticas ineficientes de impresión. Por ello es una buena idea no limitar inicialmente de forma activa la cantidad de hojas que alguien puede realizar porque evitará que una tarea se quede parada, o el mal uso de la cuentas de acceso (el “Es que yo no puedo imprimir más este mes y tú apenas has hecho páginas, préstame tu contraseña para este”), y aún podremos establecer qué formas de trabajar consumen impresiones de forma ilógica y rediseñarlas en consecuencia.

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