¿Qué es el software de gestión documental?

¿Qué es el software de gestión documental?

Archivos amontonados en una mesa
8th marzo, 2017

La gestión documental se define como la agrupación de normas técnicas que se usan en grandes y pequeñas empresas para la optimización de la información o documentación que tienen, que puede ser relevante y almacenada o administrada en diferentes dispositivos. Es una herramienta informática que permite la gestión y conservación de documentos electrónicos, sobre los que poder trabajar posteriormente (ya estén escaneados o se hayan creado directamente en digital).

La llegada de lo digital ha cambiado por completo la manera en que la documentación se produce, se utiliza y se almacena. Desde hace años, el software documental se ha ido consolidado como una aplicación de gran utilidad y a día de hoy se ha convertido en algo imprescindible. Es una solución práctica para dar salida tanto al gran volumen como a la complejidad y diversidad de información documental de una empresa. Además, de esta manera también se contribuye a la sostenibilidad administrativa y al ahorro de papel, archivos y espacio.

Hay que tener en cuenta algunas consideraciones si se quiere aprovechar al máximo el software de gestión documental de la empresa, como fijar los objetivos del mismo -si se usa para ahorrar papel, para mejorar la organización y el acceso a los documentos…- o definir las métricas y los indicadores claves de rendimiento (KPI) que sirvan para analizar el progreso del software documental y comprobar así si mejora el rendimiento con él o no lo hace. También es esencial priorizar y utilizarlo para digitalizar los procesos claves de su empresa. Una vez implantado, es importante enseñar el funcionamiento del mismo a los trabajadores de la empresa para su buen uso.

En Daisi Ofimática entendemos esto muy bien y, por ello, ponemos a su disposición equipos de última generación dentro de los que usted contará con la mejor tecnología para la administración o gestión de documentos en su empresa.

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