¿Cómo elegir el mejor software de gestión documental?

¿Cómo elegir el mejor software de gestión documental?

28th junio, 2018

La elección de un software de gestión documental no es sencilla, por eso en este artículo te damos algunas pautas.

En cualquier empresa u oficina a diario nos encontramos con el mismo problema: encontrar toda la documentación de la manera más rápida y sencilla posible. Y para poder hacerlo es aconsejable contar con un buen programa o software de gestión documental que se adapte a las necesidades de nuestra empresa para facilitarnos al máximo este tipo de gestiones.

Dependiendo del tipo de documentos que manejemos (textos, imágenes, vídeos, etc…) necesitaremos un programa de gestión totalmente personalizado para estos tipos de archivos y, en algunas ocasiones, incluso un programa integral a través del cuál podamos gestionarlo todo desde una única aplicación.

Requisitos que debe cumplir:

– Gestión completa de diferentes usuarios y grupos para tenerlo todo más organizado.
– Integración completa con Microsoft Office, ya que este tipo de programas es con el que todas las empresas trabajamos.
– Núcleo central que permita gestionar y organizar todos los archivos, independientemente del formato que tengan.
– Interfaz sencilla y usabilidad total para cualquier tipo de usuario.
– Plataforma multiidioma.
– Completo buscador para que con sólo introducir las palabras podamos encontrar fácilmente un documento.
– Sistema de alarmas y avisos. De esta manera podremos tener un control absoluto sobre informes o documentos que tengamos que presentar en un momento determinado.
– Sistema de seguridad de alta fiabilidad. Con ello estaremos seguros de que ocurra lo que ocurra siempre dispondremos de una copia de seguridad reciente.

Finalmente, pero no menos importante, tenemos que contar con un buen soporte técnico. Así, en caso de necesidad, puedan solucionar cualquier tipo de problema que surja y que podamos estar operativos bajo cualquier circunstancia. Y si ese mismo soporte técnico nos puede dar formación o facilitarnos manuales o tutoriales todavía mejor, porque así podremos aprender a utilizarlo de manera más rápida y consultar cualquier tipo de duda que nos surja sin tener que depender del servicio técnico.

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